Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, giảm được căng thẳng và dẫn đến thành công trong sự nghiệp. Vậy làm sao để quản lý thời gian được hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ trả lời câu hỏi này.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Giảm căng thẳng
Lập và tuân theo một lịch trình công việc giúp giảm bớt lo lắng. Khi đánh dấu các mục trong danh sách “việc cần làm”, bạn có thể thấy rằng mình đang đạt được tiến bộ rõ rệt. Điều này giúp bạn tránh cảm thấy căng thẳng vì lo lắng về việc liệu bạn có hoàn thành được công việc hay không.
2. Có thêm thời gian
Quản lý thời gian tốt giúp bạn có thêm thời gian để sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Những người có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho các sở thích hoặc các đam mê cá nhân khác
3. Gia tăng cơ hội
Quản lý thời gian hiệu quả dẫn đến việc có thêm nhiều cơ hội hơn và ít lãng phí thời gian hơn cho các hoạt động tầm thường. Kỹ năng quản lý thời gian tốt là phẩm chất chính mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm. Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp công việc là điều cực kỳ đáng mơ ước đối với bất kỳ tổ chức nào.
4. Khả năng đạt được mục tiêu
Những cá nhân quản lý thời gian hiệu quả có thể đạt được các mục tiêu tốt hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn
BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Sau khi cân nhắc những lợi ích của việc quản lý thời gian, hãy xem một số cách để quản lý thời gian hiệu quả:
1. Đặt mục tiêu chính xác
Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi thiết lập mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely ( Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Đúng lúc)
2. Lựa chọn công việc ưu tiên một cách khôn khéo
Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: xem xét các công việc hàng ngày của bạn và xác định đó là:
– Quan trọng và khẩn cấp: Hãy thực hiện những công việc này ngay lập tức.
– Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định thời điểm thực hiện những công việc này.
– Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao phó những nhiệm vụ này nếu có thể.
– Không khẩn cấp và không quan trọng: Hãy đặt những việc này sang một bên để làm sau.
3. Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành một công việc
Đặt ra các ràng buộc về thời gian để hoàn thành công việc giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Nỗ lực thêm một chút để quyết định xem bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó, bạn có thể lập kế hoạch để đối phó với chúng.
Ví dụ: giả sử bạn cần viết năm báo cáo cho một cuộc họp. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành bốn trong số chúng trong thời gian còn lại trước cuộc họp. Nếu bạn nhận thức được điều này từ trước, bạn có thể dễ dàng ủy thác việc viết một trong các báo cáo cho người khác. Tuy nhiên, nếu bạn không bận tâm đến việc kiểm tra thời gian cho các công việc của mình trước đó, bạn có thể đã không nhận ra vấn đề thời gian của mình cho đến chỉ một giờ trước cuộc họp. Tại thời điểm đó, có thể sẽ rất khó khăn để tìm ai đó để ủy quyền một trong các bài báo cáo và họ cũng khó khăn hơn để phù hợp với nhiệm vụ ngay lúc đó.
4. Nghỉ giải lao
Nên nghỉ giải lao để giải tỏa đầu óc
Khi làm nhiều công việc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và khó có động lực hơn. Hãy cho phép một thời gian giải lao giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc của bạn và làm mới bản thân. Cân nhắc về việc chợp mắt một chút, đi dạo ngắn hoặc ngồi thiền…
5. Tổ chức bản thân
Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của việc hoàn thành dự án tổng thể. Hãy nghĩ xem những ngày nào có thể là tốt nhất để dành cho những công việc cụ thể. Ví dụ: bạn có thể cần lên kế hoạch cho một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền vào một ngày khi bạn biết CFO của công ty có thể tham dự.
6. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết
Một điều quan trọng là phải loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì là quan trọng và điều gì xứng đáng với thời gian của bạn. Loại bỏ các nhiệm vụ, hoạt động không cần thiết giúp bạn giải phóng nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng
7. Lên kế hoạch trước
Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một danh sách rõ ràng về những gì bạn cần làm – những gì cần phải hoàn thành NGÀY ĐÓ. Hãy cân nhắc tạo thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy tiếp tục và viết ra danh sách “việc cần làm” của bạn cho ngày làm việc tiếp theo. Bằng cách đó bạn có thể tiết kiệm được thời gian và sẵn sàng cho các công việc ngày hôm sau.
Đó là những bí quyết để quản lý tốt thời gian của bạn. Hãy cố gắng tuân theo những quy tắc của bạn thân và sẽ tiết kiệm được thời gian của mình và đạt được hiệu quả công việc cũng như thành công trong cuộc sống.
Chinh phục vị thế tiên phong lĩnh vực bất động sản với 20 CƠ HỘI HỌC BỔNG LÊN TỚI 50% dành cho học viên Khóa 2 Chương trình đào tạo Mini-MBA Bất động sản chuẩn quốc tế đầu tiên và duy nhất Việt Nam. Xem thêm thông tin: tại đây
